>>>“外包”原来可以这样“包”
一本《世界是平的》让“外包”这个词风靡全球,而这次实习刚好也给了我一个绝佳的机会去认识两个全球顶尖的公司在“外包”方面的合作。CSC(Computer Sciences Company)目前承担着UTC(United Technologies Corporation)的PC&网络外包业务, 而我所在的OTIS正是属于UTC旗下的一个子公司。
“外包”的概念我早有大概了解,但是让我惊讶的是,我现在所经历的CSC与OTIS之间的合作并不是我们熟悉的单纯的PC&网络维护业务的外包,双方开创了一种新的外包合作模式:在OTIS里面,所有的PC&网络方面的硬件软件资源全部不属于OTIS,而是属于CSC的,双方是租赁与被租赁的关系。OTIS是全球第一的电梯制造公司,CSC是历史悠久的全球顶尖的PC&网络服务提供商,这样的合作对于双方来说无疑都具有深远的影响意义。CSC能够利用自己在IT领域专业的技术和业务能力为OTIS提供最前沿的、高质量保证的PC&网络服务,而OTIS则能够利用CSC提供的优质IT服务,全心提高自己的专业领域(如电梯制造、电梯渠道销售等)的业绩,另外还可以在自己并不擅长的IT领域节省大量人力物力资源。这样的合作模式极大提高了企业资源的最大化利用,实现了优势互补,进而提高了生产效率,创造竞争优势。
这才是真正意义上的外包。这种深层的合作模式加深了合作双方的彼此信任度,同时避免了职责不明的状况出现。当CSC“垄断”了OTIS的PC&网络业务后,CSC的工作人员包括前台人员和现场工程师更有一种明确的责任感去处理每一个细节问题;而对于OTIS的员工来说,一旦出现状况,他们会很明确地知道他现在应该求助于谁,这也在一定程度上节省了很多不必要的时间。
但是我个人认为OTIS的IT部门与CSC的外包团队之间的配合还是不够让人满意。OTIS自身的IT部门主要负责OTIS与总部及各分公司之间的VoIP、NetMeeting、内部网等系统的开发上线和日常维护的工作,虽说双方的职责范围不一样,但是彼此如果能够加强交流,并在一些公司的信息化项目上实现合作,那将会是很美妙的事情。这样的交流,于OTIS来说可以提高IT团队的能力并及时掌握公司的IT方面的状况,于CSC来说也是了解所服务公司的IT管理人员的意见和建议进而适时调整策略提高服务质量的绝佳途径。
>>>我们需要先进的思维模式,我们更需要坚决的执行力。
刚到公司时,我跟公司绝大多数员工一样,对CSC的工作流程很不解。CSC坚持一个流程模式,即OTIS员工一旦遇到什么问题,必须先打电话到北京的CSC HelpDesk,报case,然后北京的HelpDesk再给OTIS的现场工程师发出通知,同时会给这个case附上一个唯一的Ticket Number以便跟踪问题(北京的HelpDesk跟OTIS的现场工程师的交流是通过一个内部网络平台)。然后现场工程师才根据所报case的时间先后和轻重缓急等因素安排维护工作。
与此同时,我又发现了一个现象:OTIS广州工厂有300多名员工,这组成了比较大型的计算机通信网络,而对于这么一个大型的计算机通信网络,CSC却只派驻了两名现场工程师便可轻松完成支持工作。究其原因,这当然与CSC在IT专业领域过硬的技术和业务能力息息相关,但是上述的工作流程在这其中也是扮演着不可或缺的角色。
后来一位同事跟我讲起了一些事。在CSC与UTC的合作初期,OTIS很多员工对这种工作流程颇有微词,甚至是抗拒的。他们认为,这是一种不可理喻的方式,白白浪费了他们很多时间,甚至出现了一些OTIS员工与CSC现场工程师之间的冲突和信任危机问题。但是CSC依旧坚持着这么一套工作模式,他们所做的只是一再强调现场工程师要提高服务效率和服务质量。那位同事说:“事实上,这种工作流程模式在国外已经非常盛行,但是国内的公司员工却往往无法接受这种思维的转换。OTIS的员工不理解,这是我们意料之中的事,我们的原则是坚持这一套工作流程不改变,同时努力帮助用户改变观念。现在OTIS的用户已经习惯了一旦出现问题要先call北京的HelpDesk再等现场工程师联系他们帮助他们解决问题了。由于我们跟HelpDesk的沟通是实时的,因此我们可以及时为用户解决问题。用户也慢慢发现这根本不会浪费他们很多时间,甚至比直接找现场工程师更节省时间。”
我认同CSC的这种工作流程模式,但是我更认同CSC的执行力。推行一种新的管理理念和方法,势必会遇到很多阻碍,而人的因素尤其重要。在这个过程中,拥有执行力就是拥有坚持到底的本钱。我认为这得益于CSC的公司文化的建设,公司上下一致认同这种工作流程模式的先进性,这是执行力的理论基础。另外,OTIS高层对CSC的认同和对公司员工的沟通疏导作用也是不可忽视的。
>>>IT真正走到了前台
南都实习的最后一天,我给部门主任发了一封E-Mail,关于一些我的实习感想和对部门甚至整个公司的看法,其中最后一点是“IT部的自我定位不明确”。处在这样一个传媒领域的集团,IT部往往容易陷入一个误区,即把自己定位在“为人民服务”这个角色上。说到底,IT部就是一个跟饭堂差不多的服务部门,哪里有服务需求了,他们就围着哪里转,谁的需求都不敢怠慢。我怀疑在这种环境下,IT部还有多少精力可以去发展部门的竞争力进而提升部门的形象。
我在《CIO INSIGHT》杂志上看过一个案例。某公司开始实行绩效管理体制,因此薪水除了与职位层级挂钩外,也与其工作绩效紧密相连。而IT部也希望通过绩效考核,提升其在公司的话语权和地位。IT部部门经理很想通过各项具体的考核指标和数字,把信息中心的功劳明白无误地说出来,可惜,公司对于信息中心的绩效考核始终是一笔糊涂账。论敬业,IT部绝不会比哪个部门差,可是一个部门要“服务”着这么多部门,而IT部就那么多资源,难免会有“服务”不周到的情况,而这种“服务不周到”往往就上升到“影响公司业绩”的高度上了。在年底的考核时,IT部作为“服务部门”接收着其他部门的评分,结果很显然是糟糕的。
在OTIS,我看到了IT真正走到了前台,在这里,IT不仅仅是企业的后台支撑,更成为企业的战略工具、方法工具。IT部不再被动地响应业务部门的需求,而是主动拿出一套套的整体解决方案:如建立VPN网络,让员工在家里或者出差时也可以访问公司的内部资源;如跟电信部门合作提出的VoIP业务,实现了高质量、高保密的远程电话会议;还有内部网的工作流在线审批系统和员工自助服务系统,等等。而至于PC&网络的资产管理和维护等问题,则是全权交给了外包公司。在这个过程中,IT部门真正跟制造部门、业务部门等有机结合在一起,其他部门真正认识到了IT部门的魅力,这对于部门的文化建设和部门形象的提高无疑是有着巨大的推进作用。
当然,这跟一个公司的现状和发展阶段有着极大的关系,不实事求是的盲目跟风,也只能是失败的结局而已。但是我认为,在OTIS,IT部真正争取到了话语权。这其中的理念和一些做法值得我们借鉴。
>>>“你猜猜他能玩出什么新花样?”
我讲几个例子。
第一,公司的公告栏上公示了OTIS China的新任总裁,文章是第一段是这样的:“这位来自英国的绅士电梯操作员,为一家150多年历史的公司连续工作30年之后,再一次来到中国‘完成再一次的自我挑战’,你猜猜他能玩出什么新花样?”这样一行严谨与幽默有机结合的字吸引了我。我认为这是公司的平等、开放的氛围的最直接体现。
第二,公司十分注重安全问题和服务问题。工厂、办公室、员工的工作服上随处可见“All Safe”和“1st In Service”的字样。在楼梯的拐角,立着一面大镜子,镜子下方写着一行醒目的字“Who is responsible for safety?”。
第三,公司不遗余力地推行ACE(Achieving Competitive Excellence)和商业道德教育(Business Practices)。关于这些主题的丰富的资料遍布公司的各个角落,台历、内部网共享文件、甚至每一份文件。OTIS力求通过这样一种类似于地毯式广告的方式让所有员工潜移默化地记住这些理念。其中有一句话让我印象深刻“当一件事坚持21天后就可以成为一种习惯,让我们坚持吧”。
>>>这是一个梦想和一本杂志的故事
每天下班后在回学校的班车上,我总是坐在右边靠窗的座位上,手中捧着一本《CIO INSIGHT》,这是我从办公室借来的。摘抄几段话跟大家分享:
●IBM大中华区首席执行总裁 钱大群:在今天的企业里,成功的CIO往往是一个协同能力很强的人,他不仅能帮助CEO协调企业内部的各种关系,并促使任务顺利达成,而且还能在上下游企业之间、在整个供应链中扮演着一个重要的协调角色。
●MIT George Westerman:过于关注安全问题使得我们忽视了其他的IT风险。解决方法是什么?就是改变我们对于安全的认识,培养一些经常被我们忽视的能力。
●中国信息经济协会理事长、中国人民大学教授 陈禹:CIO的主要任务有三点:第一,协助公司的主要负责人即CEO把现代信息技术应用到企业战略目标的实践中;第二,负责整个信息系统的建设和日常营运;第三,组织企业的全体人员学习和使用现代信息技术。
●《CIO INSIGHT》编辑:信息化的推进会涉及各方面的利益协调,所以需要一个能够被企业各方势力认可而又非常强势的CIO,如果CIO过于骑墙或者弱势,就会在涉及利益冲突时失语,从而导致项目的失败。
●新奥集团信息中心总经理 韦有双:很多企业一上来就直接实施ERP,看上去似乎也是在梳理流程,但ERP是一种操作性流程,是面向应用的,企业高层是否理解这些流程至关重要,但是他们不会去关注那些比较细的流程。实际上流程优化更多的是解决高阶的流程,是不同体系之间的一个大的流程体系,比如财务、生产、销售模块之间的关系。只有把大的环节理清楚了,才能使得整个环节更清晰,高层领导也能理解,而中层领导和具体操作人员也能够理解。如果脱离了大家的理解,流程到最后只能成为一个非常简单的操作性的东西。
●战略专家 Gary Hamel:管理有两个最简单的功能,一方面它能够扩展公司的能力,让它们借助工具可以做超过自身能力范围的事情;另一方面它还能够将员工的能力聚合起来。在这样一个瞬息万变的世界上,企业必须尽快找准自己的位置。这不是一个简单的最新产品和新服务重塑的过程,它更意味着组织架构必须能真正适应新的商业模式。对于企业来说,拥有快速适应变化的能力才能在商业竞争中游刃有余,现实情况也的确如此。